Rekisteri -ja tietosuojaseloste
Tämä on henkilötietolain (10 ja §24) ja Eu:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen Hammaskaari Erkamon rekisteri - ja tietosuojaseloste.
Rekisterinpitäjä Hammaskaari Erkamo Oy, Y-tunnus 1793045, Rautatienkatu 7 A 1 15100 Lahti
Tietosuojavastaava: Juuso Erkamo, hammaskaarierkamo@hotmail.com
Oikeusperuste ja henkilötietojen tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin tai potilaan suostumukseen.
Rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen (mm. potilaslaki 785/1992, potilasasiakirja-asetus 298/2009 ja toisiolaki 552/2019)
Potilasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään potilaan hoidossa sekä muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin.
Rekisterin tietosisältö
Potilaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot.
Potilaan nimeämä lähiomainen, alaikäisen potilaan huoltaja, potilaan laillinen edustaja.
Potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot, kuten tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät terveystiedot sekä esitiedot.
Muut hoidon kannalta välttämättömät tiedot.
Mahdolliset tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet.
Potilaan hoitoon osallistuvan terveydenhoitohenkilöstön tiedot ja potilaan ajanvaraustiedot tallennetaan potilasrekisterin osarekisteriksi.
Samoin potilaan tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät laboratorio - ja röntgentutkimusten tulokset talletetaan potilasrekisteriin sen osarekisteriksi.
Sähköisen rekisterin lisäksi ylläpidetään osarekisterinä erillistä paperilla olevaa perustietorekisteriä, joka voi sisältää tiedot potilaan antamista aiemmista hoidoista.
Potilasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen säilytysajoista noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa sääntelyä potilastietojen säilytysajoista.
Säännönmukaiset tietolähteet
Potilas, potilaan huoltaja, potilaan laillinen edustaja tai lähiomainen.
Hoitohenkilökunta ja terveydenhuollon ammattihenkilöt
Potilaan suostumuksella tietoja voidaan saada myös toisilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä tai ammattihenkilöiltä esimerkiksi KANTA-palvelun kautta.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA: n ulkopuolelle
Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.
Potilastietoja voidaan luovuttaa:
- Potilaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella
- Nimenomaisen lainsäännöksen nojalla
Potilastietojen säännönmukainen luovuttaminen/ luovutuksensaaja ryhmät
Terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitävälle Terveyden - ja hyvinvoinnin laitokselle ja Lääkealan turvallisuus - ja kehittämiskeskus.
Muut mahdolliset luovutuksen saajat:
- Jatkohoitotilanteessa potilaan suullisella potilasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle.
- Potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi tai toteuttamiseksi välttämättömiä tietoja voidaan luovuttaa toiselle suomalaiselle tai ulkomaiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle myös ilman potilaan suostumusta, jos potilaalla ei ole mielenterveyshäiriön, kehitysvammaisuuden tai muun vastaavan syyn vuoksi edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä eikä hänellä ole laillista edustajaa, taikka jos suostumusta ei voida saada potilaan tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi
- Kansallinen terveysarkisto (KANTA)
Potilaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle.
- Potilaan huoltaja, muu laillinen edustaja sekä potilaan lähiomainen, jos potilas on antanut tähän suostumuksensa. Jos alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on kuitenkin oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antamisen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen
Rekisterin suojauksen periaatteet
Potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille.
Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilasta hoitavat tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt.
Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät.
Vanhat ja mahdollisesti sähköisen potilastietojärjestelmän ohella syntyvät paperikortistot pidetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.
Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Potilastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa. (pääsääntöisesti n . kuukausi)
Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä hammaskaari Erkamoon.
Hammaskaari Erkamo voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen kuin toimenpiteisiin ryhtymistä.